Aplicaciones GTD: no encontré el Santo Grial

A la busca de la herramienta GTD definitiva. Así llevo muchos años. ¿ Soy un inconformista que busca la perfección o un culo de mal asiento ? Ayudaaaa

La tarea de encontrar la herramienta GTD perfecta

Ardua tarea. Llevo años para acabarla. Ya hace tiempo que me di cuenta de que no la voy a acabar, demasiadas interrupciones 😉 Si mis aplicaciones de uso diario no se adaptaban a GTD entonces yo buscaba la forma de GTDizarlas. Aunque ya lo debería saber: lo importante no es la herramienta, sino el camino que he seguido para llegar hasta aquí, hasta poder escribir este blog y explicar mis experiencias.

Vamos pues a echar un vistazo a ese camino que he recorrido y a las aplicaciones que he usado y he dejado abandonadas en la cuneta. Te aseguro que es interesante, así que sigue leyendo para descubrirlo.

Primera fase: los orígenes

Cuando empecé con GTD mi punto de entrada principal era el cliente de correo Outlook. No fue fácil encontrar una herramienta que se integrara bien por lo que estuve investigando bastante tiempo. Finalmente, encontré Jello Dashboard, que convertía la página de inicio de Outlook en una aplicación GTD.

jellodashboard
Cuando cambié de Outlook a Notes, la búsqueda continuó y empecé a usar eProductivity, justo la misma herramienta que usa el maestro David Allen.

eproductivity
La ventaja de ambas herramientas es que viven en tu bandeja de entrada, por lo que es muy fácil utilizarlas a la vez que procesas el correo. Simplemente tienes que ir haciendo drag and drop o marcar los correos con la etiqueta correspondiente. La desventaja principal es la rigidez y la interfaz de usuario, que por fuerza tiene que seguir el look & feel del cliente de correo, así como que no tienen bien resuelta la gestión de añadir tareas externas al correo.

Segunda fase: aplicaciones offline

Durante una época también exploté las aplicaciones offline, probando principalmente dos tecnologías. Por una parte, las basadas en TiddlyWiki, del cual ya he hablado extensamente en otro post. Por otra, una aplicación basada en Java que se llama ThinkingRock. Esta última posee una característica única: un dibujo integrado con el esquema de proceso de informacion en GTD que te va guiando en todo momento.

thinkingrock

Las herramientas offline van muy bien para integrar múltiples bandejas de entrada y en caso de que la información con la que trabajes sea confidencial. Sin embargo, no poder acceder en todo momento y desde cualquier dispositivo a su contenido es todo un handicap.

Tercera fase: aplicaciones online

Con el avance de Internet me encaminé de nuevo para seguir mi búsqueda. Por mis manos pasaron Evernote, Remember the Milk, Nozbe, Asana, Toodledo, el malogrado Astrid y Wunderlist. Cada vez las interfaces de usuario eran mejores, pero siempre encontraba alguna pega que no me permitía quedarme con ellas mucho tiempo. Además, algunas de ellas son freemium pero para explotarlas totalmente debes pagar una suscripción, y en aquellos momentos no estaba dispuesto a pagar habiendo tantas aplicaciones en el mercado.

En cualquier caso, páginas como AlternativeTo te permite obtener aplicaciones relacionadas con cualquier otra, y eso siempre me fue bien cuando me cansaba. Por ejemplo, http://alternativeto.net/software/evernote/.

Cuarta fase: social a escena

En la siguiente oleada aparecieron ya las aplicaciones colaborativas que explotaban el concepto de Social. En parte, este tipo de herramientas es el que uso en la actualidad, basadas principalmente en la suite Connections. Disponer de puntos centralizados para compartir información como las comunidades, y tareas compartidas que admiten revisiones y comentarios, la convierte en una de las más potentes que he probado hasta la fecha.

Quinta fase: asistentes cognitivos

Los asistentes digitales ya existen desde hace unos años y los tenemos disponibles en nuestros dispositivos móviles. Sin embargo, yo pienso que hay que ir un paso más allá y disponer de asistentes cognitivos, que aprendan de tu forma de trabajar y te den recomendaciones acertadas acerca de qué tarea realizar en cada momento. Esto sin duda sería un gran avance para la productividad.

Si te gusta este tema, puedes seguirlo en mi serie Productividad Cognitiva.

Sexta fase: modo Juan Palomo

Yo me lo guiso, yo me lo como. Ahora que le estoy cogiendo el gustillo al Nodejs y al jQuery, cualquier día os encontráis por aquí una nueva aplicación GTD programada por mí.. ¿ Será la definitiva ?


¿ Has seguido tú también una peregrinación como la mía ? Deja tu opinión y lo comentamos.

Foto Lancastermerrin88 (Trabajo propio) [GFDL undefined CC BY-SA 4.0-3.0-2.5-2.0-1.0], Grial

5 respuestas en “Aplicaciones GTD: no encontré el Santo Grial

  1. Luis X. Gonzalez

    Hola David.

    Después de una intensa búsqueda de una buena app en Android (soy muy exigente en las apps) compatible con GTD encontré doit.im (la que no dice GTD). También tienen versión para iPhone.
    Llevo más de 1 año usándola, muy potente, simple, elegante, es muy cómoda su captura inteligente desde la barra de notificaciones, así no tienes que salir de un app para ir a doit.im (esto, y la app que menciono al final, va contra los que dicen que lo mejor para capturar es papel y lápiz: para mi usar estas dos apps se me hacen muy eficientes y no de pierde lo capturado que después procesaré).
    Tiene un widget para ver si tienes elementos a procesar en tu inbox, el cual es muy útil para ser consciente de lo pendiente a procesar.
    Tiene opción de marcar fecha límite, útil para tus compromisos con fecha límite objetiva, impuesta por otros. La subjetiva, la puesta por ti, ya sabes que no funciona.

    Sigo viendo si ha salido alguna app que la supere y no lo han logrado, es lo mejor que he encontrado.
    Me basta la versión gratuita, con opción a respaldo cada 24 horas. Así que los ánimo a probarla. Eso sí, si no tienes los hábitos productivos de capturar, procesar, organizar, revisar y hacer, de poco te servirá.

    Para acciones repetitivas uso los nuevos recordatorios de Google Calendar. Para aniversarios uso la opción de eventos para todo el día, y así puedo felicitar a mi amigo en su aniversario.

    Les comparto qué hoy bajé la app Braintoss que hoy recomendó David Allen en su Twitter anunciando la versión para Android. Ahí puedes capturar un mensaje de voz, texto, y fotos y te lo envía a tu email. La probaré, pienso que solo haré uso de la opción de voz para cuando sea complicado escribir.

    Saludos.

    Luis X González
    http://twitter.com/efectividad360

    1. David Autor de la entrada

      Luis, muchas gracias por tu comentario y felicidades por haber encontrado tu “santo grial” particular. He dado un vistazo a doit.im y tiene buena pinta, aunque no veo sin haberla probado si tiene alguna característica en la que destaque respecto a otras del mercado como por ejemplo, Nozbe. Respecto a Braintoss, tiene buena pinta y creo que la voy a probar. Poder enviar un audio con ideas a tu buzón en cualquier momento para poderlo procesar más tarde me parece una forma muy rápida y cómoda de recolectar pensamientos y tareas.

      1. Luis X. Gonzalez

        Gracias David. Nozbe ya la conocía, la probé y la descarté en su momento, doit me parece un app que combina la simplicidad con el buen gusto.
        De entrada Nozbe no te permite hacer capturas desde la barra de notificaciones. Además . Te invito a probar doit.
        Por cierto otra app complementaria para el trabajo es Google Keep, donde puedes tener listas de control. Además puedes configurar recordatorios para cuando pases o estés cerca de un lugar.
        Un abrazo!

      2. Luis X. Gonzalez

        Gracias David. Nozbe ya la conocía, la probé y la descarté en su momento, doit me parece un app que combina la simplicidad con el buen gusto.
        De entrada Nozbe no te permite hacer capturas desde la barra de notificaciones. Te invito a probar doit (lo que no uso de doit es la parte de paga de planeación, que por otro lado no va con GTD, así que no es necesaria si usas GTD).
        Por cierto otra app complementaria para el trabajo es Google Keep, donde puedes tener listas de control. Además puedes configurar recordatorios para cuando pases o estés cerca de un lugar (recordarte hacer llamadas en el coche, o ver asuntos con alguien en un lugar).
        Te invito a ver mi último post validado por el maestro José Miguel Bolívar:

        https://luisxgonzalez.wordpress.com/2016/03/26/tener-energia-mental-cuesta-energia-parte-ii/

        Un abrazo!

        1. David Autor de la entrada

          Luis, he leído tu post. Excelente idea la de los catalizadores ya que al fin y al cabo son las cosas que hacen que nos sintamos más motivados para realizar nuestro trabajo. Comentarte que yo también soy fan de Google Keep, y que escribí un post justamente explicando el caso de uso que comentas de la geolocalización para no olvidar nada. Aquí lo tienes: http://muyproductivo.com/nunca-mas-olvidare-comprar-la-maldita-bombilla/

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