Autopsia de una reunión improductiva

Un recurso crítico de tu proyecto no está disponible. Montas una reunión de crisis. La reunión muere. Te asignan un forense para que se encargue de la autopsia. ¿ Cuál será su diagnóstico ?

La autopsia de la reunión

GTD> Hola, soy el doctor Gonzalo Tablones Delgados (GTD a partir de ahora). Me han asignado este caso de reunión improductiva muerta. ¿ Podemos empezar ?

David> Sí, por supuesto.

GTD> Voy a empezar a abrir. A ver … DIOOOOS, no tenía agenda.

David> Es que con la crisis que se ha montado no he tenido tiempo de nada.

GTD> La agenda, que se tiene que preparar antes de la reunión, deja claro a todos los asistentes de qué se va a hablar durante la misma. Tiene que estar compuesta por puntos con un alcance claro, empezando por los más importantes y terminando por los menos importante. Esta forma de describir lo que se va a hacer permite focalizarse al principio de la reunión en los puntos más críticos, cuando todo el mundo tiene más energía.

GTD> La agenda debe contener anexados todos los documentos que se vayan a tratar para no perder tiempo buscando información durante su desarrollo. Además, dada la característica cambiante de una agenda, lo más aconsejable es dejar la agenda de la reunión en una wiki y enviar en la convocatoria de reunión un enlace a la misma.

David> Es que la reunión ha sido muy larga, ha durado casi dos horas.

GTD> NOOOO. Las reuniones, una vez establecida la agenda, deben ser lo más cortas posibles e ir al grano. No es recomendable estar más de una hora, siendo lo ideal unos 45 minutos. Cualquier duración mayor de una hora hace que el nivel de energía de los participantes se disipe, y que se empiece a utilizar el portátil o el móvil para consultar el correo o la mensajería instantánea.

GTD> ¿ Me puedes decir cuántos asistentes había ?

David> Pues no lo sé exactamente, había bastantes, más de 10 creo. Es que no he realizado el acta todavía …

GTD> No me extraña que la reunión haya muerto. Reuniones con tantos participantes (reuniones boda) son difíciles de gestionar, y más complicado ceder la palabra a todos los interlocutores. Estoy seguro de que la mayoría ni han abierto la boca.

GTD> Respecto al acta, para que no se nos escape ningún detalle, es primordial tomar notas y dejarla lista lo antes posible después de la reunión. Lo ideal es escribirla a medida que se desarrolla, en formato digital, para tener un borrador casi publicable al finalizar. Si tienes un sistema de gestión integrado basado en TiddlyWiki la misma herramienta te permite ir documentando los puntos más importantes que se hayan tratado.

David> Al final hemos hablado de muchos temas, pero ha venido un jefe y ha empezado a hablar de la otra vez que tuvimos una crisis parecida. Ha estado hablando durante casi media hora y por eso se nos ha alargado tanto.

GTD> Existen asistentes a las reuniones que son especialistas en romperlas: o bien tratando temas diferentes a los de la agenda, o bien exponiendo quejas en ese momento, lo que hace que los temas importantes de la reunión no se traten o se pospongan para otra reunión. Esta es otra de las causas de la muerte.

GTD> ¿ Y supongo que habrás documentado las tareas que hayan quedado pendientes, asignando un encargado y una fecha de finalización ?

David> Es que … bueno, al final todo el mundo se ha ido corriendo porque tenían mucho trabajo. Como la reunión ha durado tanto …

GTD> Es muy importante que todas las tareas que aparezcan como necesarias durante la reunión queden documentadas. Al final del acta deben aparecer, con la persona responsable y una fecha estimada de realización.

GTD> ¿ Cuando será la siguiente reunión para comentar todos los temas que han quedado pendientes ?

David> No lo hemos hablado. Ya te he dicho que todo el mundo ha salido disparado y no he tenido tiempo de nada más. Pero ahora los busco y les convoco de nuevo …

GTD> La reunión acaba emplazando una nueva reunión para dar por cerrados los temas pendientes, a no ser que sea la última reunión de un proyecto que finaliza. Sin este punto, nadie se va a acordar de que tiene que finalizar sus tareas antes de la próxima reunión, y por lo tanto, es posible que no se realicen.

El diagnóstico

Muerte por:

  • Falta de preparación
  • Excesiva duración
  • Elevado número de asistentes
  • No regirse a la agenda
  • No asignar responsables a tareas
  • No convocar siguiente reunión de seguimiento

Autopsia realizada por el productivo GTD.

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Foto: Agriculture And Stock Department, Publicity Branch [Public domain], undefined

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