El done-menterio de las tareas finalizadas

Las tareas finalizadas van al done-menterio. Si no las incluyes en la revisión GTD semanal te vas a perder información que te permitiría ser más efectivo las próximas veces que tengas que realizar tareas similares. Sigue leyendo para conocer el análisis que te propongo realizar.

Qué alivio, por fin has acabado la ardua tarea que te ha costado tanto esfuerzo. Le das al check [√] box y a otra cosa. Es muy probable que no te vuelvas a acordar de ella. Sin embargo, creo que es importante incluir ciertas tareas finalizadas en el proceso GTD de revisión semanal. A continuación los motivos.

La historia de la tarea

El tiempo durante el que has trabajado en una tarea te puede proporcionar una valiosa información: puedes tener una estimación de tareas parecidas, o bien calcular el tiempo mínimo en que la vas a reclamar si la delegas:

  • ¿ Cómo ha ido esta tarea ?
  • ¿ Cuántos días ha estado pendiente ?
  • ¿ Por qué no se ha podido realizar antes ?
  • ¿ Era tan compleja o he tardado más porque he tenido tantas interrupciones ?
  • ¿ Ha sido una tarea zombie que has tenido que repetir al no haber realizado con suficiente calidad ?

Todas estas reflexiones son importantes de analizar para tareas @siguientes y te van a ayudar a organizarte mejor en el futuro.

El contexto

Además del tiempo, analizar el contexto al que quedó asociada esta tarea también es importante:

  • ¿ Fue el adecuado ?
  • ¿ Tenías suficiente energía para realizar ese tipo de tarea ?
  • ¿ Estaba en un contexto de alta energía y no era tan compleja, o viceversa ?

Tener en cuenta esas observaciones te permitirá ajustar mejor a la hora de procesar tu bandeja de entrada.

Tareas delegadas

En este caso puedes determinar si una tarea delegada se ha realizado con suficiente calidad y en un tiempo adecuado. Si no es así, tal vez debas delegar tareas similares a otra persona o grupo de trabajo para que se realice de forma más eficiente. He conocido grupos que no se han hecho responsables de una tarea por tener otras tareas más prioritarias que realizar, así que mis tareas delegadas habían muerto por inanición sin habérseme notificado. Este es un problema que puede ser grave en determinadas circunstancias. Y en cualquier caso, te deja solo ante el peligro para dar la cara a tus clientes. Lo que no resulta adecuado en delegar y tener que hacer micromanagement para estar seguro de que tus tareas se realizan.

… micromanagement is a management style whereby a manager closely observes or controls the work of subordinates or employees. Micromanagement generally has a negative connotation.

Documenta los resultados

Finalizada la revisión, escribe un tip con los resultados y guárdalo como información de referencia asociada a la tarea o al proyecto al que pertenezca. Será como un mini lesson learned a nivel de tarea (normalmente este tipo de documentación la suelo realizar de forma más completa a nivel de proyecto). De esta forma siempre la tendrás accesible y la podrás consultar en cualquier momento en que la necesites.


Si en tu caso finalizas muchas tareas a la semana, lo que tiene sentido es que selecciones algunas de las más importantes para esta revisión.

¿ Te ha parecido interesante revisar también tus tareas finalizadas en el proceso GTD de revisión semanal ? Deja un comentario con tu punto de vista.

Foto: edorta

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