Emails más productivos: 3 sencillas reglas

Algunos nos pasamos el día inmersos en nuestras bandejas de entrada. Sigue leyendo para ver cómo obtener una respuesta efectiva a tus emails.

Ves al grano en los emails

He visto correos que eran la biblia en verso. Algunas veces pueden ser necesarios si estás resumiendo un hecho acontecido. Pero en caso de que lo que quieras es pedir algo concreto, la fórmula que funciona es la siguiente: la pregunta o petición ha de quedar concretada en las primeras dos lineas del texto.

Ejemplo mejorable

Ayer me di cuenta qu finalmente, tras hablar del proyecto X y de lo importante que es para vosotros, no pudimos hablar del problema que tenemos en el proyecto Y, que como sabes sigue sin resolverse. Ahora mismo la situación es complicada y me gustaría que nos ayudaras con algún recurso de vuestro equipo técnico.

Ejemplo “al grano”

Necesitamos un administrador de sistemas para ayudar con el proyecto Y. Aunque no lo hablamos ayer, ya que lo dedicamos a hablar de X… este problema es importante.

Sé monotema

Intenta no mezclar varios temas en un correo, a no ser que estés realizando un acta. La mezcla de temas, o un subject que habla de un tema y un correo que habla de otra totalmente distinta lo único que hacen es despistar a nuestro interlocutor.

Ejemplo mejorable

Hemos ganado el proyecto X después de muchas presentaciones al cliente. Todo el equipo ha participado y aprovecho este correo para agradecerlo a todos. Por cierto, necesitaría personal de tu equipo para poder empezar cuanto antes, ¿ podría ser Juan ?

Ejemplo “monotema”

Con este correo quiero haceros partícipes del éxito que hemos logrado con nuestro cliente. Aprovecho para agradeceros a todos vuestro esfuerzo y trabajo durante las últimas semanas. A partir de ahora empezaremos a reunirnos para formar el equipo de trabajo.

Parafrasear para aclarar

Parafrasear es el arte de volver a preguntar lo mismo con tus palabras para confirmar que lo has entendido correctamente, dando una sensación de empatía a nuestro interlocutor.

Ejemplo mejorable

  • De: cliente. Juan, visto que el pedido no ha llegado tal y como esperábamos, va a ser necesario que ejecutemos el aval establecido.
  • De: Juan. Según nuestros sistemas, el pedido llegó una hora tarde, por lo que consideramos que no se debe aplicar el aval.

Ejemplo “con parafraseo”

  • De: cliente. Juan, visto que el pedido no ha llegado tal y como esperábamos, va a ser necesario que ejecutemos el aval establecido.
  • De: Juan. Hola, ¿ quieres decir que el pedido no llegó bien embalado, o que no llego a la hora ? ¿ Es eso con lo que te refieres a que no estaba tal y como lo esperabais ? Según nuestros sistemas, se entregó una hora tarde, por lo que os pedimos disculpas y te ruego que nos reunamos para comentarlo.

¿ Qué te han parecido estas técnicas ? ¿ Las has aplicado así alguna vez ? Deja tu punto de vista en un comentario o visita mi post con las 5 técnicas para ser más productivo.

 
Foto: Carlos Delgado [CC BY-SA 3.0], buzón

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