Cómo estresar tus tareas para encontrar sus puntos flacos

Tienes un sistema de gestión de tareas en el que puedes confiar y te sientes muy productivo. Ese es un gran avance para tener controlado tu día a día. Sin embargo, se producen una serie de acontecimientos que te dejan en evidencia: a pesar de tenerlo todo “controlado” tu plan tenía un punto único de fallo y no lo habías detectado. Sigue leyendo para saber cómo evitar esta incómoda situación que puede llegar a poner en riesgo tu reputación.

Es así. Todo apuntado, todo gestionado: tareas, personas, trabajos a realizar … y de pronto se da la situación que no habías tenido en cuenta. ¿ Cómo puede ser ? Tranquilo, eres humano, pero no has estresado suficientemente tus tareas.

¿ Qué significa estresar una tarea ?

Veamos un ejemplo.

  • Tarea T1 instalar Linux. Tiene las siguientes dependencias:
    • T11 obtener servidor virtual
    • T12 tener CD con el software
    • T13 tener un técnico disponible para instalarlo

Una vez incluida una tarea en tu sistema de gestión, realiza los siguientes pasos:

1) Crea un grafo de dependencias con las tareas

Para empezar, crear un grafo detallado de dependencias con las tareas: la tarea T1 tiene dependencias con la tarea T11, T12 y T13. Las dependencias pueden ser:

  • con otras tareas incluidas en tu sistema
  • relativas a productos o servicios que se tengan que realizar
  • asociadas personas que tengan que aparecer y realizar alguna otra acción

2) Hazte preguntas

A continuación, para cada dependencia localizada en el punto anterior, hazte una serie de preguntas como las siguientes:

  • T11 obtener servidor virtual, estás en el camino crítico ? Se define como camino crítico para un proyecto el conjunto de tareas a realizar en un orden determinado cuya no realización implica no cumplir con el plan establecido. Por supuesto, una tarea en el camino crítico de nuestros proyectos requerirá una mayor atención que una que no lo esté o sea más secundaria.
  • T11 obtener servidor linux, tienes alguna dependencia importante ? No se trata de escribir todas las dependencias de arriba a abajo porque no acabaríamos nunca, pero si creemos que esta dependencia también tiene dependencias importantes a su vez, está claro que hay que estudiarlas. Por ejemplo, alguien tiene que haber realizado la petición del servidor al departamento de IT para que lo den de alta. Si esa persona no ha realizado la petición por algún motivo, tu plan queda inmediatamente impactado.

3) No des nada por hecho …

… sin haberlo contrastado antes. A veces lo que tú entiendes en un correo relativo a una tarea no es lo que se quería decir realmente o está mal expresado. Así pues, ante la mínima duda realiza una consulta para confirmar que has entendido todo lo que se dice. También es muy importante no dejarse correos sin contestar.

4) Empieza a eliminar dependencias

¿ Qué ocurre con la tarea T1 instalar linux si su dependencia T11 obtener servidor virtual, falla ?

  • ¿ Tenemos alternativas, un plan B, para realizar la tarea T1 si la dependencia T11 falla ?
  • ¿ Podemos realizar la tarea T1 en otras circunstancias ?

En este caso, está claro que no. Sería más fácil que fallara la T12 tener CD con el software ya que nos lo podríamos bajar de internet.

Finalmente

Enhorabuena. Si tu tareas pasan el test de estrés, tienes muchas probabilidades de no haber olvidado ningún punto y por lo tanto, de que tu proyecto sea un éxito.


¿ Qué te parece esta técnica ? ¿Realmente estresas tus tareas para ser más eficiente en la realización de tus proyectos, y de tu vida en general ?

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Foto: ESTRES por Carlosdeleon bajo la licencia CC BY-NC-ND 2.0

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