Getting Things Done – GTD – Organízate con eficacia

Esquema GTD

Organízate con eficacia

Existen muchos blogs dedicados a describir esta famosa metodología de gestión del tiempo creada por David Allen. De hecho, para algunas personas (yo entre ellas) es casi un culto a la productividad.

Descripción de GTD

En general, esta metodología nos pide que vaciemos nuestra mente de tareas pendientes y que las dejemos clasificadas en un sistema que nos dé plena confianza. Para ello, debemos proceder de la siguiente forma:

  • Recopilar: sacar de nuestra mente las tareas (arreglar el jardín, ir al médico, llamar al cliente). Algo tan sencillo como anotarlo (papel y lápiz, o en formato electrónico) para procesarlo posteriormente. Las tareas también nos pueden llegar por correo electrónico (en los sectores de tecnologías de la información como el mío es lo más habitual).
  • Procesar: acceder a cada una de nuestras fuentes de tareas (o cestos) y tratar cada elemento de una sola vez: si vamos a tardar menos de dos minutos, realizar la tarea (regla de los dos minutos); si no es para nosotros, delegarla; si no la podemos hacer ahora, postponerla asignándole uno o varios contextos; si no se requiere ninguna acción, pero es información que podemos necesitar en el futuro, archivarla.
  • Organizar en listas:
    • siempre hay una tarea que será nuestra “siguiente acción”, la primera para que el resto se puedan realizar; estas tareas se deben identificar claramente
    • Si una tarea requiere varias acciones o pasos entonces se considera un proyecto.
    • Tareas en espera, que hemos asignado a alguien para que las realice, pero que influyen en nuestro flujo de trabajo.
    • Algún día, para los temas no prioritarios en estos momento pero que en algún momento deberemos realizar
  • Revisar: periódicamente deberemos revisar nuestras listas para que no se nos quede ninguna acción olvidada. Revisiones diarias son recomendables, pero una revisión semanal es imprescindible. Se recomienda reservar una hora a la semana para la revisión, como si fuera una reunión más en nuestra agenda laboral.
  • Hacer: bueno, al final alquien tiene que hacer el trabajo,  ¿no ? Darle a la caja de selección para finalizar una tarea es siempre una gran satisfacción.

Pros y Contras

Después de esta rápida descripción de la metodología, que por supuesto, no cubre más que su esencia, ya podemos deducir algunos de sus puntos fuertes y de sus carencias. La regla de los “dos minutos” (o 5 minutos, según los gustos) es una idea excelente para sacar pequeñas tareas de encima y que no se nos acumulen. Además, si la metodología se sigue al pie de la letra es muy probable que nos volvamos más organizados. Sin embargo, si tenemos muchas tareas en nuestras cestas de entradas podemos acabar pasándonos el día moviendo tareas entre estados y contextos. Seguir la metodología al 100% implica, bajo mi punto de vista, perder flexibilidad, y por lo tanto, la productividad que ganamos por una parte la estaremos perdiendo por otra.

Existen adaptaciones más flexibles que veremos en otros posts, como por ejemplo ZTD (Zen to Done) de Leo Babauta.

Te he dejado el enlace directo para que puedas comprar el libro (versión actualizada), que en mi caso, es un manual de referencia. Si decides comprar a través del enlace patrocinado por este blog ayudarás a mantenerlo activo.

[X] Tarea finalizada: escribir una introducción a GTD

Foto: User:SageGreenRider [CC BY-SA 4.0], undefined

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