La guerra de emails mata la productividad

guerra de emails

La guerra de emails es uno de los mayores antipatrones de productividad que pueden padecer los trabajadores del conocimiento. Sigue leyendo si quieres saber qué es y cómo prevenirla.

Seguro que tienes el buzón a rebosar de emails. Si aplicamos el Principio de Pareto es muy probable que puedas borrar el 80% y quedarte con el 20% restante para procesar (sería fantástico disponer de un sistema cognitivo que fuera capaz de decirte qué correos son importantes, pero eso puede dar para otro post). Dentro de ese 80% de correo que no aporta nada, se puede esconder una guerra de emails:

  • emails con 2 o 3 palabras en su cuerpo, que se envían usando el correo en “modo chat”: sí, no, ahora no puedo, no me va bien, ya te lo miraré, …
  • hebras larguíiiisimas, con entre 5 y 10 personas en copia, que provienen de varios meses atrás, usados en modo recriminativo por algo que no se ha realizado
  • correos enviados a muchos destinatarios, sin una orden clara de quién debe contestar, y que son contestados por todos a la vez
  • convocatorias de reunión entre empleados de diferentes empresas que no tienen acceso a un calendario común y que contestan entrelazados en el tiempo
  • correos del que no quiere quedarse la pelota en su tejado, que siempre te contesta preguntándote otra cosa y sin resolverte el problema

Todos estos tipos de interacciones pueden provocar una guerra de emails: montones de correos que no aportan nada a nuestra productividad, nos hacen perder el tiempo, generan interrupciones innecesarias y nos acaban afectando negativamente si tenemos la costumbre de leer y contestar todo lo que nos llega.

A continuación una serie de tácticas para luchar en esta guerra.

No uses tus emails en modo chat

Para eso ya están las aplicaciones de mensajería instantánea, bien corporativas o bien cualquiera de las que puedas usar en el móvil. Usar el correo como un chat inunda tu buzón, y más si participan varios interlocutores en el hilo de correos.

Si tienes un tema importante …

… trátalo en una reunión. Y haz un acta. De esta forma, siempre te podrás referir a un punto concreto en un documento archivado, y no será necesario recobrar un hilo de correos superantiguo con gente que tal vez ya esté en otro departamento o que ni trabaje en tu empresa.

Usa los emails para luchar 1 contra 1

Si lo usas para luchar 1 contra N, acabarás perdiendo la batalla y la guerra. Da instrucciones claras sobre quién debe contestar. Sino, o bien contestan todos o bien no contestará nadie.

No convoques reuniones por correo …

… si no ves el calendario de la otra persona. Es mejor que le llamés, o bien que usa herramientas que permitan votar entre diferentes franjas horarias para una determinada convocatoria.

Gestiona las tareas fuera del correo

Así en todo momento se sabrá quién tiene la pelota en su tejado. Hay multitud de formas de gestionar listas de tareas y cientos de herramientas que lo permiten.


Sigue mis consejos y no conviertas tu email en un efail.

Foto: Archives New Zealand bajo licencia Attribution 2.0 generic

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