Sistemas GTD basados en TiddlyWiki

La metodología GTD es algo que uno mismo tiene que probar y Tiddlywiki nos permite hacerlo muy fácilmente. Hay cientos de Webs y Apps que nos permiten hacerlo de diferentes formas: gratis y de pago, online y offline. Pero si realmente existen herramientas potentes para implantar sistemas GTD, estas son las basadas en TiddlyWiki. TiddlyWiki es un bloc de notas no lineal que se guarda en un único fichero HTML y que se usa dentro de un navegador aprovechándose de su motor Javascript. Correctamente configurado permite diseñar sistemas GTD superpotentes como los que os muestro a continuación.

1.- Introducción

Este post es un monográfico sobre los sistemas TiddlyWiki configurados para soportar GTD que he probado a lo largo de los últimos años, haciendo especial hincapié en el sistema dGSD. TiddlyWiki es un sistema flexible, muy avanzado y configurable totalmente que permite guardar información compleja de forma no lineal (como normalmente pensamos los humanos) pero dejándola enlazada para poderla recuperar de forma fácil posteriormente.

Aunque un TiddlyWiki se puede hospedar vía web, su característica única de consistir en solo un fichero lo hace ideal como sistema de gestión personal y portable. Hay que remarcar que esto tiene un problema: en este caso, no estaría disponible de forma online. Sin embargo, la política de privacidad de la mayoría de las empresas tampoco permite distribuir información corporativa fuera del ámbito de su intranet, por lo que si usas un sistema GTD TiddlyWiki para tu trabajo ya es correcto que lo tengas en tu portátil a buen recaudo.

A continuación os muestro los diferentes sistemas basados en TiddlyWiki que he probado a lo largo de los años, empezando por los más sencillos.

2.- Sistemas GTD basados en TiddlyWiki

2.1.- GTDTiddlyWiki

GTDTiddlyWiki es uno de los sistemas más sencillos que he probado. A pesar de ello, la adaptación permite trabajar con todos los conceptos definidos por la metodología GTD, como los contextos, los proyectos y las listas de tareas en general.

gtdtiddlywiki

gtdtiddlywiki

En el menú lateral podemos ver nuestra lista de contextos, que al pulsarlos se despliegan mostrando las tareas asociadas a cada uno de ellos. También existe un deplegable con la lista de proyectos. Sin embargo, la interfaz de usuario no permite ver de un vistazo un resumen de nuestras listas y tareas (cuadro de mando) y eso hace que para mí no sea muy efectivo. La GTDTiddlyWiki no se ha actualizado con las últimas versiones de TiddlyWiki disponibles, por lo que su aspecto ha quedado algo anticuado para mi gusto, y no exprime todo el potencial que estas herramientas son capaces de dar.

2.2- d-cubed

d3 (que coge su nombre de do it, delegate it or defer it, recordándonos una de las principales reglas de GTD) es un sistema un poco más moderno que el anterior y la interfaz de usuario está un poco más cuidada. Podemos ver al pulsar alguno de los ítems del menú de la izquierda, por ejemplo, la lista completa de nuestros proyectos.

d-cubed

d-cubed

La información es más clara y también dispones de botones para realizar la recolección de tareas (crear nuevo proyecto, nuevo contexto o nueva acción). Sin embargo, tampoco dispone de una visión en forma de cuadro de mando, que es muy útil a la hora de tener tus tareas controladas.

2.3- MonkeyGTD y mGSD

MonkeyGTD ya es un salto cualitativo como herramienta de gestión GTD. Está totalmente basado en páginas que muestran una visualización en modo cuadro de mando. Te permite tener todos tus proyectos y tareas a la vista, y ordenar las vistas por contextos, proyectos, o por lo que prefieras. mGSD fue la evolución de MonkeyGTD. Fue la primera herramienta basada en TiddlyWiki que encontré muy interesante para realizar una gestión integral de proyectos.

mgsd

mgsd

El sistema presenta nuevos conceptos muy interesantes como el de ámbito (realm en la herramienta) que permite realizar grupos de proyectos, tareas y contextos. En la foto se puede apreciar la distribución en dos ámbitos: trabajo (work) y personal. Pero a mí me gusta más hacer un ámbito por cada cliente con el que trabajo, ya que estas herramientas las utilizo únicamente en el trabajo.

El panel principal muestra todas las siguientes tareas agrupadas por contexto, que es una visión muy adecuada para empezar el día de trabajo. mGSD permite añadir de forma rápida tareas con el botón quick add, implantando así un mecanismo de recolección sencillo.

Utilicé durante mucho tiempo dGSD teniendo más de 10 proyectos y más de 100 tareas y disfruté mucho con su flexibilidad para mostrar la información desde cualquier punto de vista con un solo click.

3.- dGSD: un sistema GTD completo de gestión proyectos

Finalmente llegamos a dGSD, que sin duda, es el sistema más completo que he probado. dGSD está basado en el anterior sistema que hemos visto, mGSD, pero lo completa como sistema de gestión de proyectos:

  • Permite definir proyectos y subproyectos, medir su grado de avance y preparar informes de seguimiento
  • Permite registrar el peticionario de una tarea, así como la persona a la que la hemos delegado
  • Incluye un sistema para gestionar reuniones y realizar su posterior seguimiento
  • El calendario integrado permite visualizar tareas a ejecutar un día concreto, tareas con fecha caducada y reuniones

3.1.- Proyectos

La visión de proyecto es una de las que más información nos proporcionan, como se puede ver en la figura siguiente. El panel es muy completo y contiene toda la información necesaria, presentada de un vistazo y en una sola página:

  • Siguientes acciones (next actions): todas las relativas al proyecto aparecen ordenas por prioridad.
  • Acciones en espera (waiting for) ordenadas por el contacto al que la hemos delegado.
  • Acciones a realizar un día determinado (Ticklers): tenemos los que requieren una acción, y los que están por venir.
  • Equipo asignado al proyecto: el sistema permite dar de alta contactos
  • Subproyectos: este es un tema importante si nos dedicamo a gestionar Programas (conjuntos de proyectos relaciones) ya que en ese caso, podemos definir los proyectos de un programa como subproyectos en la herramienta.
  • Entradas de referencia: la información que guardamos archivada en un sistema accesible por búsqueda para futuros usos.
  • Progreso del proyecto: podemos marcar de 10% en 10% el avance.

Proyectos en dGSD

3.2.- Panel de siguientes acciones y acciones en espera

Este panel contiene solamente la información de las tareas pendientes: siguientes y en espera, ordenadas por prioridad.

nextandwaiting

Este panel, a la hora de realizar nuestras revisiones periódicas tal y como indica GTD, nos da una información muy valiosa para ver qué es lo primero que tenemos que hacer para tirar adelante nuestros proyectos.

3.3.- Panel de reuniones

Como ya he comentado, mGSD va más allá de un mero sistema GTD y es capaz de realizar una gestión integral de proyectos. El panel de reuniones es muy útil, tal y como podéis ver:

meeting

Cada reunión se puede asociar a un proyecto, y podemos crear entradas para la agenda de la misma, así como incluir a los asistentes. Posteriormente, podemos usar mGSD durante la reunión para realizar el acta y las tareas que se hayan generado. Una herramienta útil para los que como yo, casi hemos abandonado el papel a la hora de realizar las actas de seguimiento. De esta forma, nada más finalizar la reunión ya tendremos un acta “en sucio” pero casi definitiva.

3.4.- Panel lateral

El panel lateral de mGSD, que queda ubicado en la parte izquierda como en este post, nos muestras pestañas mgsd_lateralpara los diferentes procesos relativos a la metodología GTD:

  • Recolectar (pestaña Intake)
  • Realizar revisiones (pestaña Review)
  • Línea de tiempo (pestaña Tiddlers): esta información, que proporcionan por defecto todos los sistemas basados en TiddlyWiki nos da una información precisa de cuando hemos creado o actualizado una tarea, proyecto, contacto, reunión o cualquier tipo de entrada que hayamos introducido en el sistema; además, permite de un vistazo ver en qué hemos gastado nuestro tiempo a lo largo de un día.

Además disponemos de contadores para saber cuantas tareas tenemos por contexto, que siempre nos da una idea de nuestro volumen de trabajo.

Como podéis observar, mGSD proporciona infinidad de vistas, paneles y agrupaciones de nuestras tareas, lo que hace que sea un sistema GTD muy potente.

 

 

4.- Conclusiones

A lo largo del post hemos visto los principales sistemas GTD basados en TiddlyWiki que he utilizado durante los últimos años, desde los más sencillos, hasta aquellos que permiten una gestión integral de programas o proyectos.

Si estáis empezando en el mundo del GTD o ya sois usuarios medios o avanzados de sus técnicas os recomiendo probar MonkeyGTD o dGSD ya que disfrutaréis de sentir que todas vuestras tareas están bajo control.

Si conoces o has probado algún sistema más, por favor, deja un comentario y lo podemos analizar conjuntamente.

Foto: TiddlyWiki.com

2 respuestas en “Sistemas GTD basados en TiddlyWiki

  1. Ivan

    Gracias David! Es un buenisimo resumen de los sistemas basados en TiddlyWiki Classic. Acabo de descubrir dos nuevos que estan basados en TiddlyWiki 5:

    http://cardo.wiki/

    http://gsd5.tiddlyspot.com/

    Creo que estan un poco verdes (beta), pero quizas te interesen. La ventaja del segundo, es que es un plugin, y se puede combinar su funcionalidad con las otras funciones de TiddlyWiki para tener una herramienta que podria ser un wiki/diario/agenda y sistema de productividad.

  2. David Autor de la entrada

    Gracias Iván, he mirado Cardo y está en alpha, muy reciente pero con muy buena pinta. El gsd5 es una implementación sencillita para la versión 5 de TiddlyWiki.

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