Wiki: una herramienta útil para aumentar tu productividad

wiki

¿ Una wiki es un simple bloc de notas accesible a través de un navegador ? Desde luego, uno de los más conocidos, la Wikipedia, no lo parece. ¿ Realmente puedo aumentar mi productividad trabajando con una ? Sigue leyendo para descubrir como.

Introducción a las wikis

Una wiki es un bloc de notas no lineal que se accede habitualmente través de un navegador. En un bloc de notas clásico nuestra escritura es líneal: vamos llenando página tras página. La wiki también tiene páginas, pero la información esta entreenlazada, y a la vez que escribimos, podemos crear enlaces a otras paginas que refinen nuestro contenido o bien proporcionen información adicional. Es el mismo principio que se usa en la web.

Si vamos escribiendo y ponemos una palabra “especial” formada por dos palabras juntas con las iniciales en mayúsculas (palabra wiki o WikiWord) automáticamente algunas wikis pueden crear una página nueva, lista para nosotros. Un ejemplo de WikiWord sería MuyProductivo. De la misma forma, si mientras vamos escribiendo ponemos un WikiWord y la página ya existe, la wiki se encargará automáticamente de crear el enlace para nosotros.

Las wikis son muy utilizadas para tomar apuntes o para procesos que requieran documentarse de múltiples fuentes dejándolas enlazadas, como podría ser por ejemplo el proceso de escribir un libro.

Vale ¿ y qué hay de aumentar mi productividad ?

Como ya comenté en mi post 3 reglas para evitar las interrupciones en el trabajo, una forma de ser productivo es justamente dejar por escrito lo que sabes y el resultado de tu trabajo para que otros lo puedan consultar. Y no sólo eso. Hay que animarlos a que también actualicen esa información. La capacidad de documentar y editar por parte de múltiples usuarios es una característica de las wikis que te permitirá tener menos interrupciones, y por tanto, ser más productivo.

Además, las wikis se pueden usar como sistemas de gestión de proyectos completos, y totalmente adaptados para ser usados aplicando la metodología GTD. Este es el caso de una wiki especial que está autocontenida en un único fichero de tipo HTML y que podemos llevar en una llave USB con nosotros. Esta wiki especial se llama TiddlyWiki y he preparado un post completo sobre herramientas GTD con este tipo de wikis.

Patrones de uso

A la hora de usar una wiki, la exprimiremos al máximo si usamos una serie de patrones (WikiPatterns) que han sido preestablecidos durante los muchos años de uso de esta herramienta.
En la página WikiPatterns podéis encontrar multitud de ellos, aunque a continuación OS comentó alguno de los que me parecen más interesantes:

  • Viral: cuanto más se usa la wiki, sus usuarios se dan cuenta que podrían ser más productivos si todos sus compañeros la usaran también. Es decir, el uso de la wiki se vuelve viral en la organización
  • Mi información personal: los usuarios empiezan a escribir en la wiki indicando su información personal y de contacto, contribuyendo al efecto social de la misma.
  • Invitación: consiste en invitar a otras personas no usuarias de la wiki a interaccionar con la misma
  • Agenda: pon la agenda de la reunión en una wiki en vez de enviarla por correo. Así siempre puedes hacer cambios de última hora sin enviar correos no deseados con actualizaciones a tus compañeros. Además, puedes dejar anexada en la misma wiki el acta de la reunión y/o las tareas de seguimiento que se hayan generado
  • Preguntas frecuentes (FAQ, Fequently Asked Questions en inglés): dejar información relevante de un proyecto o grupo de proyectos documentado, con sus preguntas frecuentes, las mismas FAQs que cualquier paquete de software o App tiene. Esto hace que el embarque de nuevas personas sea más sencillo y también que te interrumpan menos con preguntas.

Ejemplos de Wikis

A continuación os dejo enlaces a algunas de las implementaciones de wikis que he probado:

  • WikidPad: es una aplicación de código libre para windows y uso personal; la podemos usar para tomar nuestras notas y como sistema de información personal
  • MediaWiki: escrita en PHP y de código libre, su uso es más enfocado a corporaciones para ser usada por múltiples usuarios

Deja un comentario y explícame tu experiencia con el uso de wikis, y si has notado que alguno de los patrones que he mencionado se han cumplido en tu oganización.

Foto: Luigi Chiesa (Own work) [GFDL, CC-BY-SA-3.0 or CC BY-SA 2.5 it], via Wikimedia Commons

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