Aumenta la productividad en tu empresa con los entornos colaborativos de flujo de trabajo

Aumentar o mantener la productividad en una empresa que cuente con trabajadores del conocimiento no es una tarea sencilla, aunque tu empresa sea de una sola persona si eres un freelance.

Normalmente el conocimiento está disgregado y no aflora, como ya expliqué en mi post cuanto mas social mas productivo. Para solventar estos problemas, desde hace un tiempo se está viendo una clara evolución hacia los entornos colaborativos de flujo de trabajo, también conocidos como workstream collaboration environment. Y estos entornos prometen convertirnos en muy productivos.

Definición de entorno colaborativo de flujo de trabajo

Los entornos colaborativos de flujo de trabajo se definen a partir de las siguientes tres variables:

Tienen un tema concreto

Tienen un equipo de personas concreto

Hay continuidad en el tiempo entre el equipo y el tema

Es decir, el equipo trabaja en el tema aportando, refinando y curando información que queda centralizada y accesible, consiguiendo de forma colaborativa llevar a cabo tareas muy complejas.

Además, todas las interacciones del equipo quedan disponibles ordenada en el tiempo ya que quedan estructuradas como conversaciones persistentes en un chat. Así pues, es fácil realizar una búsqueda y ver qué pasos se siguieron para tomar una cierta decisión.

En mi post Produtweets así trabajo, así lo explico se muestra el caso de uso de documentar lo que hacemos a medida que lo vamos haciendo como si nos lo explicáramos a nosotros mismos. Este caso de uso se puede implementar muy bien con un entorno colaborativo como el que estamos describiendo.

Sin un entorno colaborativo como el aquí descrito ¿ esta información dónde estaría ? Sí, lo has acertado: en el email, distribuido en N cuentas de N personas. Las personas cambian de puesto de trabajo, e incluso de empresa. Seguir el hilo de este flujo de información en el email es prácticamente imposible.

Los ejemplos más básicos de colaboración de este tipo los encontramos en una primer momento en la co-edición de documentos. Por ejemplo, para realizar una propuesta de trabajo a un cliente en la que participan personas de múltiples departamentos y donde cada persona aporta su parte de la versión final. Sin embargo, diríamos que el documento es en sí mismo un entregadle, el resultado del trabajo, pero que las decisiones de por qué se hizo así no están disponibles ni han quedado documentadas para poderse reutilizar. Lo ideal sería utilizar un entorno colaborativo de flujo de trabajo con la misión de generar una propuesta de servicios al cliente, tarea que se puede considerar como un pequeño proyecto: con principio, objetivo y fin.

Veamos a continuación un par de ejemplos ya disponibles en el mercado de estos tipos de entornos.

Slack

Slack empezó en 2013 siendo una herramienta de chat persistente usada principalmente por equipos de desarrollo de software que utilizaban metodologías Agile.

La plataforma ofrece en estos momentos integración con múltiples herramientas y sistemas, lo que permite realizar casi cualquier acción imaginable dentro de este entorno sin necesidad de salir del mismo. Desde gestionar las tareas de un equipo, su calendario, mantener reuniones por videoconferencia, la co-edición, la gestión del ciclo de vida de software, revisiones de estatus, pasando por sistemas autónomos de pregunta y respuesta (bot) para múltiples dominios de conocimiento.

Slack es complejo. No me pareció muy intuitivo la primera vez que lo probé y creo que no sirve para cualquier tipo de usuario. Slack se clasifica como herramienta de flujo de trabajo de ámbito general.

Watson Workspace

Watson workspace se presentó en 2016 y se clasifica como un entorno de flujo de trabajo específico, frente al genérico del apartado anterior. Mucho más sencillo e intuitivo permite realizar parte de las funcionalidades de Slack, como los chats persistentes, pero incorpora capacidades cognitivas que lo hacen único en el mercado. La productividad cognitiva la he tratado en otros posts que te recomiendo leer.

Las capacidades cognitiva de Watson Workspace le permiten generar un resumen de las últimas interacciones que se han llevado a cabo en la sala (moments) desde tu última visita. También realiza la detección de acciones descritas en lenguaje natural en la conversación que se está llevando a cabo.

Por otro lado, permitirá durante el 2018 el uso de plantillas para solventar problemas específicos de negocio, como la escritura de una propuesta o la resolución de una incidencia crítica en un servicio.

Su sencillo uso hace que sea recomendable para equipos pequeños y muy efectivo en la gestión distribuida de proyectos.


Y hasta aquí este post sobre entornos colaborativos de flujo de trabajo. Y recuerda: cuanto más social, más productivo. Espero que te haya gustado y que dejes tus comentarios.

Foto: An interesting talk ? de Oliver Tacke

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